Ewidencje i rejestry Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany. W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją nierchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami. Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym: Wykaz rejestrów kancelaryjnych i ewidencji prowadzonych przez poszczególnych pracowników Urzędu Gminy w Nowym Dworze. 1. Zastępca Wójta 1) rejestr oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy, 2) rejestr zarządzeń wójta, 3) rejestr instytucji kultury, 4) rejestr decyzji wójta, 5) rejestr postanowień wójta, 6) rejestr zarządzeń kierownika urzędu, 7) ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, 8) rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw, 9) rejestr przeprowadzonych kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, 10) rejestr wyjść w godzinach służbowych, 11) rejestr gminnych jednostek organizacyjnych, 12) rejestr oświadczeń majątkowych. 2. Referat Finansowy: a. inspektor ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych 1) ewidencja upomnień zobowiązań pieniężnych, 2) ewidencja tytułów wykonawczych zobowiązań pieniężnych, 3) ewidencja upomnień podatku od środków transportowych, 4) ewidencja tytułów wykonawczych podatku od środków transportowych, 5) rejestr ulg inwestycyjnych, 6) rejestr ulg żołnierskich, 7) rejestr ulg z tytułu nabycia gruntów, 8) rejestr umorzeń zaległych zobowiązań pieniężnych, 9) rejestr odroczeń i rozłożenia na raty podatku od środków transportowych, 10) rejestr odroczeń terminów płatności i rozłożenia na raty zobowiązań pieniężnych, 11) rejestr zaświadczeń o stanie rodzinnym i majątkowym, 12) rejestr zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach, b. inspektor ds. księgowości podatkowej 1)ewidencja upomnień zobowiązań pieniężnych, 2) ewidencja tytułów wykonawczych zobowiązań pieniężnych, 3. Referat Organizacyjny, a. kierownik referatu 1) dziennik korespondencji, 2) rejestr pism specjalnego rodzaju, 3) rejestr wniosków i interpelacji radnych, 4) rejestr uchwał rady gminy, 5) rejestr przepisów gminnych, 6) rejestr wniosków i opinii komisji, 7) rejestr skarg i wniosków, 8) rejestr delegacji, 9) rejestr wniosków o udzielenie informacji publicznej, 11) rejestr komisji rady gminy, 12) rejestr radnych rady gminy, b. inspektor ds. pozamilitarnych przygotowań obronnych, ppoż. oraz profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi 1) książka ewidencji wydawnictw dokumentacji technicznej, 2) dziennik ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych, 3) rejestr teczek dokumentów tajnych dzienników i książek ewidencyjnych, 4) rejestr teczek dokumentów niejawnych dzienników i książek ewidencyjnych, 5) dziennik korespondencji dokumentów oznakowanych klauzulą Zastrzeżone, 6) dziennik ewidencji wykonywanych dokumentów oznaczonych oznaczonych klauzulą Zastrzeżone, 7) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą Poufne, 8) książka ewidencji osób uprawnionych do posiadania wiadomości stanowiącyuch tajemnicę państwową, 9) książka ewidencji kultury,teczek, pieczęci, 10) rejestr przedpoborowych, 11) lista poborowych, 12) rejestr świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej, 13) ewidencja osób pełniących słuużbę w formacjach obrony cywilnej, 14) rejestr jednostek OSP działających na terenie gmin. c. inspektor ds. kadr i działalności gospodarczej 1) ewidencja działalności gospodarczej, 2) rejestr zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, 3) ewidencja pracowników urzędu, 4) rejestr pracowników zwolnionych, 5) ewidencja emerytów i rencistów, 6) rejestr udostępnionych-wyposażonych akt z archiwum zakładowego, 7) rejestr akt osobowych pracowników, 8) karty ewidencji czasu pracy, 9) akta postępowań sprawdzających pracowników urzędu 10) rejestr wydanych pieczęci 4. Referat Oświatowy: a. inspektor pracy ds. oświaty 1) rejestr wniosków o przeprowadzenie postępowania egzaminacyjnego dla nauczyciel kontraktowych ubiegających się o awans nauczyciela mianowanego, 2) rejestr zaświadczeń wydanych przez komisje egzaminacyjne, 3) rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego. 4) system informacji oświatowej zbiór danych spełnianiu obowiązku szkolnego, 5. Referat Komunalny: a.kierownik referatu 1) rejestr dróg gminnych, 2) rejestr obiektów mostowych, b.inspektor ds.transportu,melioracji,bhp 1) ewidencja kart drogowych, 2) ewidencja wydanych zaświadczeń o odbyciu szkolenia wstępnego w zakresie BHP, 3) rejestr urządzeń wodno- melioracyjnych, 4) rejestr wypadków przy pracy, c.inspektor ds.wodociągów,kanalizacji i gospodarki mieszkaniowej 1) rejestr lokali komunalnych. 2) ewidencja urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych na terenie gminy, 6. Urząd Stanu Cywilnego: a. z-ca kierownika USC 1) ewidencja ludności, 2) rejestr wyborców. 3) rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych, 4) rejestr zapewnień złożonych do zawarcia związku małżeńskiego, 5) rejestr wydanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa(do ślubu wyznaniowego ze skutkiem cywilnym), 6) księga urodzeń, małżeństw i zgonów, 7) zbiór danych byłych mieszkańców, 8) zbiór danych osobowych stałych mieszkańców, 7. Samodzielne stanowiska pracy - inspektorzy ds.: a. infrastruktury technicznej, planowania przestrzennego i zamówień publicznych 1) do dnia 10 lipca 2003 r. - rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, 2) od dnia 11 lipca 2003 r. - rejestr decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym, 3) rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, 4) gminny rejestr zabytków, 5) rejestr przetargów zamówień publicznych, 6) rejestr zaświadczeń przeznaczeniu gruntów w planie zagospodarowania przestrzennego. b. gospodarki nieruchomościami, promocji gminy oraz rolnictwa i leśnictwa 1) ewidencja lokali użytkowych w zasobach komunalnych, 2) rejestr umów dzierżawy na grunty stanowiące mienie komunalne gminy, 3) rejestr rozdysponowania gruntów mienia komunalnego gminy, 4) rejestr zasobu mienia komunalnego, 5) rejestr gruntów - ewidencja nieruchomości mienia komunalnego gminy, 6) rejestr zezwoleń na wycinkę drzew i zadrzewienia, c. ewidencji ludności i ochrony środowiska 1) rejestr publicznie dostępnych informacji o środowisku i jego ochrona, 2) rejestr pomników przyrody, 3) rejestr wykazów zanieczyszczeń wprowadzanych do środowiska, 4) rejestr opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska oraz wydanych decyzji o karach, 5) rejestr przydomowych oczyszczalni ścieków i zbiorników bezodpływowych, 6) rejestr decyzji zezwoleń na usuwanie odpadów i ścieków, 7) rejestr zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów, 8) rejestr umów zawartych przez mieszkańców gminy z firmami na wywóz odpadów komunalnych, 9) zbiór PESEL, 10) zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy do 2 miesięcy, 11) zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy ponad 2 miesiące, Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa. Udostępnianie należy do komórki organizacyjnej urzędu, stosownie do jej zakresu działania. W rejestrach dotyczących uchwał rady gminy i zarządzeń wójta ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Większość rejestrów i ewidencji, również archiwum urzędu stanu cywilnego, prowadzona jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują w odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw. Przepis szczególny może zezwalać na udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność). Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych ( wykażą interes prawny, uwiarygodnią interes faktyczny w otrzymaniu danych), a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby. Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek chyba, że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie. KARTA INFORMACYJNA Sprawa: Udostępnianie danych ze zbioru danych osobowych Miejsce załatwienia sprawy: Urząd Gminy Nowy Dwór, Plac Rynkowy 21, Nr. telefonu 085 7226032 Komórka odpowiedzialna: Komórki organizacyjne według zakresu prowadzonych spraw Wymagane dokumenty: Wniosek o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych Opłaty: Nie pobiera się Termin załatwienia sprawy: Bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni. Tryb odwoławczy i opłaty: Odmowa udostępnienia następuje w formie pisemnej, w formie prawnej stwarzającej możliwość zaskarżenia rozstrzygnięcia do organu wyższego szczebla Uwagi: Formularz wniosku nie jest obowiązkowy. Udostępnianie danych zgromadzonych w rejestrze publicznym. Podmiotowi publicznemu oraz pomiotowi niebędącemu podmiotem publicznym, realizującym zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów albo na skutek powierzenia lub zlecenia przez podmiot publicznych ich realizacji, dane zgromadzone w rejestrze publicznym udostępnia sie na pisemny wniosek zawierający dane, o których mowa w § 2 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. Nr 205, poz. 1692). Wniosek o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrze publicznym Podmiot wnioskujący o udostępnienie danych z rejestru musi posiadać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne niezbędne do uzyskania dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze, chroniące dane przed dostępem osób nieupoważnionych. Dane uzyskane z rejestrów publicznych mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji zadania publicznego. Podmiot, któremu udostępniono dane zgromadzone w rejestrze, odpowiada za bezpieczeństwo i integralność uzyskanych danych. Dane zgromadzone w rejestrze publicznym Wójt Gminy Nowy Dwóri udostępnia na warunkach, w sposób, w zakresie i w terminie określonym w przepisach, na podstawie których prowadzony jest rejestr. Jeżeli przepisy te nie określają terminu, dane udostępnia się nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie. Dane udostępnia sie w formie pisemnej lub na nośnikach elektronicznych (dyskietka, CD). Dane w formie elektronicznej udostępniane są w formatach: doc. txt, xls. Informacja o zasadach udostępniania danych z ewidencji, rejestrów archiwów, zgodnie z przepisami szczególnymi zawarta jest w kartach informacyjnych, według zakresu spraw prowadzonych przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu ("Załatwianie spraw").